Fiche de poste
Responsable d’agence.

Principales missions

  • Accueil téléphonique et physique
  • Réception des demandes de prise en charge (travailleur social, mutuelle, tutelle, famille…)
  • Établir des devis.
  • Entretien avec les personnes accompagnées afin d’évaluer les besoins et la mise en place du matériel nécessaire au bon déroulement de la prestation.
  • Aide à l’aménagement du domicile en fonction du handicap Déterminer avec l’entourage une personne de confiance
  • Visite du domicile, évaluation des risques professionnels. Réaménagement si besoin
  • Constitution du dossier de prestation AVAD.
  • Identifier l’intervenant pour la prestation en tenant compte :
    – Des heures accordées par le plan d’aide
    – Compétences de l’auxiliaire de vie
    – Disponibilité en fonction du contrat de travail
    – Zone géographique.
  • Présentation des auxiliaires de vie auprès des personnes accompagnées.
  • Encadrer et démontrer l’utilisation du matériel (lève malade, verticalisateur …..)
  • Être capable de remplacer tout salarié en cas d’astreinte et impossibilité de remplacement

Suivi des dossiers prestation

  • Visite des personnes accompagnées : évaluations des prestations et mise à jour du dossier prestation
  • Prise en compte des réclamations, Médiation, enquête, prise de rendez-vous si nécessaire
  • Réalisation d’une évaluation au moins 1 fois par an

Gestion du personnel

  • Accueil des salariés
  • Organisation des interventions et gestion du planning du personnel
  • Assure la continuité de l’intervention : organisation des remplacements (maladie, congés, formations…)
  • Suivi des contrats des intervenants en faisant des réajustements nécessaires (avenant, contrat)
  • Aménagement poste en fonction des restrictions médicales.

Communication externe

  • Participation aux réunions de la coordination gérontologique, Siaad, clic, famille…
  • Participation à la demande des travailleurs sociaux à des réunions au domicile des personnes accompagnés pour le suivi de leur dossier ou problèmes rencontrés au domicile
  • Coordination avec les différents organismes intervenant au domicile du bénéficiaire, siaad, chèque emploi service…

Gestion administrative

  • Gestions du personnel, contrats de travail, avenant
  • Mettre à jour en temps réel les plannings (personnel et usager)
  • Correction, validation des relevés d’heures et transmettre à la comptabilité pour les paies
  • Contrôler les éléments de facturations
  • Gestion et suivi des stagiaires

Pilotage et gestion commerciale

  • Etre garant du chiffres d’affaires ainsi que de la croissance de la société
  • Créer et entretenir des relations avec des prescripteurs et partenaires du secteur
  • Élaborer un plan d’actions pour atteindre les objectifs attendus
  • Piloter la marge, suivre les ratios et les indicateurs financiers (taux de marge/intervenant, % coût encadrant, coût fixe sur le chiffre d’affaires
  • Assurer le reporting mensuel auprès de la direction

Fonctionnement du service

  • Assure le remplacement d’un responsable de secteur en cas d’absence
  • Coordonner les activités avec les autres responsables ou partenaire si nécessaires
  • Recrutement : conduite les entretiens de recrutement auprès des candidats
  • Accueil et assure la phase d’intégration des nouveaux salariés et stagiaires
  • Participation au réunion interne CODIR, COPIL…
  • Création et validation des documents interne, procédure
  • Prise en compte des enquêtes de satisfaction. Prise de rendez-vous si nécessaire